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月次報告を、32時間から16時間へ
共通テンプレートと自動集計の試行提案
業務改善推進チーム
2026年8月
8枚
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作業の7割は、転記と差し戻しです
8部門の月次報告には月32時間かかり、22時間が転記・集計と差し戻しです。
単位：時間／月。直近3か月について、8部門の担当者へ確認。
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様式の違いが、確認を遅らせています
8部門のファイルは、毎月読み替えが必要です。確認が後工程に集中し、判断する時間が残りません。
現場で起きていること
- ●項目名と単位が部門ごとに異なる
- ●最新版の確認がメール往復になる
- ●不足項目を提出後に差し戻す
課題はツール不足ではなく、入力の形式と確認時点が揃っていないことです。
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入力から確認まで、流れを一本化
共通テンプレートと自動集計で、月16時間を削減します
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入力を1つにすると、確認の順番も揃います
改善の要点は、入力・集計・確認を同じ順番で流すことです。分析コメントは残し、形式だけを共通化します。
| 観点 | 現在 | 改善後 |
|---|---|---|
| 入力 | 部門別のファイル | 共通テンプレート |
| 集計 | 担当者が転記 | 集計表へ自動反映 |
| 確認 | 提出後に不足を確認 | 入力時に形式を確認 |
| 報告 | 体裁を毎月調整 | 同じ形式で更新 |
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3つの変更で、月16時間を削減します
表計算ファイルに入力規則と集計式を加え、削減時間を分析と対話に振り替えます。
項目と単位の統一
4 時間削減
集計の自動化
7 時間削減
入力時のチェック
5 時間削減
新しい業務ツールは導入せず、月32時間を16時間へ半減させます。
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2部門で6週間試し、効果を確認します
営業部と管理部を対象に、準備・試行・検証までを6週間で進めます。週次で入力の迷いと修正件数を確認し、途中でルールを直します。
| 実施内容（2026年） | 9/1 | 8 | 15 | 22 | 29 | 10/6 |
|---|---|---|---|---|---|---|
現状の時間を記録 | ||||||
共通様式を調整 | ||||||
担当者へ説明 | ||||||
2部門で試行 | ||||||
課題と数値を検証 | ||||||
全部門への展開を判断 |
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効果を確認してから、全部門へ広げます
作業時間と数値修正で判断し、未達なら入力ルールを見直します。
試行部門
営業部・管理部
成功条件
1部門2時間以下、数値修正0件
お願い
次回の月次報告から6週間試行
条件を満たした場合だけ、翌月から全部門へ展開します。
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