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月次報告プロセス改善提案
報告資料の標準化と確認業務の効率化
業務改善推進チーム
2026年8月
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月次報告に、毎月32時間を使っています
8部門の担当者へ確認したところ、作業の中心は内容の検討ではなく、数字の転記と差し戻しへの対応でした。
| 作業 | 8部門の合計 | 発生していること |
|---|---|---|
数字の回収 | 4時間 | 複数のファイルから集める |
転記・集計 | 10時間 | 同じ数字を別の表へ入力する |
確認・差し戻し | 12時間 | 提出後に不足や誤りが出る |
体裁の調整 | 6時間 | 見出しや余白を整え直す |
合計 | 32時間 | 1部門あたり平均4時間 |
直近3か月の月次報告について、8部門の担当者へ作業時間を確認。
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原因は、報告の形式が部門ごとに違うことです
受け取る側で整理と確認が必要になり、毎月同じ手戻りが発生しています。差し戻しは月18件にのぼり、確認と修正だけで12時間を使っています。
- ●項目の名前と並び順が、部門ごとに違う
- ●同じ指標でも、参照しているファイルが違う
- ●前月のPowerPointを複製し、数字を書き換えている
- ●必要な確認項目が、提出後に伝えられる
担当者の作業を急がせるより、受け取る形を揃えることが先です。
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新しいシステムは入れず、報告の形だけを揃えます
3つのルールを決めるだけで、月16時間の削減を見込みます。
| ルール | 内容 | 見込み削減 |
|---|---|---|
報告項目を揃える | 全部門で項目と並び順を統一 | 6時間 |
数字の参照元を決める | 指標ごとに参照先を1つに決める | 4時間 |
提出前に確認する | 必須項目と前月差を確認する | 6時間 |
合計 | — | 16時間 |
報告する指標も業務ツールも、現在のまま変えません
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作成だけでなく、確認と会議の時間も短縮します
転記と差し戻しが減り、会議では報告より判断に時間を使えます。改善後は共通フォーマット定着後の試算です。
| 指標 | 現在 | 改善後 | 効果 |
|---|---|---|---|
8部門の作業時間 | 32時間 | 16時間 | -16時間 |
差し戻し | 18件 | 6件 | 3分の1へ |
報告フォーマット | 8種類 | 1種類 | 共通化 |
会議での報告時間 | 35分 | 15分 | -20分 |
月16時間、年間192時間を分析と改善に振り向けます
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2部門・4週間の試行を承認してください
すべての部門を一度に変えず、月次報告の多い2部門から始めます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
対象 | 月次報告の多い2部門 |
期間 | 次回の月次報告から4週間 |
測定する指標 | 作業時間と差し戻し件数 |
展開の判断 | 作業時間を30%以上削減 |
承認後、次回の月次報告から試行を開始します
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